Wissen ist da – aber keiner findet es: Die stille Krise der Zusammenarbeit

Die Takeaways aus dem State of Teams 2025 Report von Atlassian

• 27 % der Arbeitszeit gehen in Fortune-500-Unternehmen für Informationssuche verloren.
• Künstliche Intelligenz wird als Produktivitäts-Booster gesehen – aber regional sehr unterschiedlich eingesetzt.
• Drei zentrale Hebel für HR: Zielklarheit, Prozessstruktur und Wissensmanagement.
• HR im Wandel: Vom administrativen Support zur aktiven Gestalterrolle für Teamwirksamkeit.

Der Atlassian Report „State of Teams 2025“ liefert interessante Daten und Impulse. Eine Zusammenfassung der Erkenntnisse für HR-Manager:innen – praxisnah und strategisch.

Der Atlassian Report „State of Teams 2025“ liefert eindrucksvolle Daten und Impulse. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Erkenntnisse für HR-Manager:innen zusammen – praxisnah und strategisch.

Die Welt der Arbeit befindet sich im Umbruch – und mit ihr die Art und Weise, wie Teams funktionieren. Kollaboration, Wissensaustausch und Zielausrichtung sind längst keine Soft Skills mehr, sondern entscheidende Faktoren für unternehmerischen Erfolg. Der aktuelle Report “State of Teams 2025” von Atlassian beleuchtet, wie Teams heute arbeiten, wo sie scheitern – und was sie erfolgreich macht.

Die Datenbasis ist dabei beachtlich: Für den Report wurden über 12.000 Wissensarbeiter:innen aus sechs Regionen sowie 200 Führungskräfte aus Fortune-500-Unternehmen befragt – darunter auch Stimmen aus Deutschland. Ziel der Erhebung war es, zentrale Barrieren in der Zusammenarbeit aufzudecken und konkrete Ansätze zur Verbesserung zu identifizieren. Die Aussagen und Zahlen des Reports basieren also nicht auf Vermutungen, sondern auf einer breiten, internationalen Faktenlage.

Gerade für PersonalerInnen ist diese Studie hochrelevant. Denn wer Teamarbeit verstehen will, muss Teamstrukturen gestalten können. In Zeiten von hybrider Arbeit, wachsender Komplexität und digitalen Tools ist Human Resources nicht mehr nur dafür zuständig, die richtigen Menschen zu finden – sondern vor allem auch dafür, sie richtig arbeiten zu lassen.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf zentrale Erkenntnisse der Studie und zeigen auf, wie Human Ressources konkret dazu beitragen kann, Teams wirksamer, vernetzter und zukunftsfähiger zu machen.

Die neue Realität der Teamarbeit

Die Ergebnisse des State of Teams 2025 Reports zeichnen ein klares Bild: Es sind weniger kulturelle oder zwischenmenschliche Probleme, die Teams heute ausbremsen – sondern strukturelle und organisatorische Defizite, die sich durch moderne Arbeitsformen verstärken. Remote, hybrid, asynchron – die Arbeitswelt hat sich verändert, aber viele Arbeitsweisen sind stehen geblieben.

Die Folge: Ein wachsendes Spannungsfeld zwischen dem Potenzial moderner Zusammenarbeit und den realen Hindernissen im Arbeitsalltag.

Informationsflut und Silos

Eines der größten Probleme ist die Fragmentierung von Wissen. Laut Atlassian verbringen Mitarbeiter:innen in großen Unternehmen im Schnitt 27 % ihrer Arbeitszeit allein mit der Suche nach Informationen.

Hochgerechnet sind das über 2,4 Milliarden Stunden pro Jahr, die alleine in den global Fortune-500-Unternehmen verloren gehen – für HR ein klarer Indikator für ineffiziente Strukturen und unzureichende Wissensflüsse.

Informationen sind über zu viele Tools verteilt, Dokumentation ist lückenhaft, Prozesse uneinheitlich. Was entsteht, sind Silos – nicht nur zwischen Teams, sondern auch innerhalb einzelner Abteilungen. Wissen wird zum Engpass, nicht zur Ressource.

Fehlende strategische Ausrichtung

Der Report zeigt außerdem: Viele Teams arbeiten – allerdings nicht immer in dieselbe Richtung. Nur ein Bruchteil der befragten Unternehmen verfolgt einen strukturierten Prozess zur Klärung von Zielen und und deren Priorisierung auf Teamebene. Statt messbarer Fortschritte gibt es operative Hektik. Das Resultat: Doppelte Arbeit, unklare Zuständigkeiten und fehlende Wirkung.

Für HR kann das ein entscheidender Hebel seon: Teams brauchen klare, nachvollziehbare Ziele – und Systeme, die diese Ziele für alle sichtbar und erreichbar machen.

Meetings ohne Mehrwert

Ein weiteres zentrales Problem: Die Meeting-Kultur. Teams verbringen einen großen Teil ihrer Woche in Abstimmungen, die oft ohne klaren Zweck daherkommen und ohne Ergebnis verlaufen. In vielen Fällen dienen sie eher als Ersatz für fehlende Dokumentation oder unsaubere Kommunikation.

Der Report spricht sich deutlich für einen Paradigmenwechsel aus: Weniger Meetings, dafür mehr asynchrone, gut dokumentierte Kommunikation. Das reduziert nicht nur Zeitverlust, sondern stärkt auch Eigenverantwortung und Transparenz.

Zahlen, die aufhorchen lassen

Die Ergebnisse des State of Teams 2025 sind nicht nur interessant – man kann sie durchaus als Weckruf verstehen. Besonders für Personalverantwortliche, die Teamdynamiken verbessern und Leistungspotenziale heben wollen, liefern die Zahlen konkrete Ansatzpunkte:

27 % der Arbeitszeit gehen für Informationssuche verloren

Dieser Wert sticht hervor: Durchschnittlich mehr als ein Viertel der Arbeitszeit verbringen Wissensarbeiter:innen mit der Suche nach Informationen. Das entspricht bei einer 40-Stunden-Woche über 10 Stunden pro Woche – pro Person. Auf die gesamte Organisation hochgerechnet bedeutet das nicht nur Produktivitätsverlust, sondern auch steigende Frustration und sinkende Motivation.

Für HR bedeutet das: Wissensmanagement und Tool-Nutzung sind kein IT-Thema mehr – sondern ein strategischer Hebel für Employer Experience und Teameffizienz.

Globale Perspektive: KI als Effizienztreiber

Besonders bemerkenswert ist die Offenheit gegenüber neuen Technologien – und zwar global. In Indien geben 92 % der Wissensarbeiter:innen an, dass Künstliche Intelligenz ihnen hilft, schneller und besser zu arbeiten. Aber auch in anderen Regionen zeigt sich ein klarer Trend:

Deutschland: Laut einer Deloitte-Studie aus 2025 haben 23 % der Unternehmen mehr als die Hälfte ihrer KI-Experimente in produktive Anwendungen überführt – deutlich über dem globalen Durchschnitt von 16 %. Außerdem haben 74 % ihre Cloud-Investitionen erhöht, um eine stabile Grundlage für KI-Projekte zu schaffen.

Weltweit: Eine BCG-Studie aus 2024 belegt: 58 % der Arbeitnehmer:innen weltweit sparen durch KI-Tools bis zu fünf Arbeitsstunden pro Woche ein. Diese Zeit fließt zurück in strategische Aufgaben, Lernen und Innovation – ein klarer Produktivitätsgewinn.

Für HR ergibt sich daraus ein Handlungsauftrag auf mehreren Ebenen: Mitarbeitende für KI befähigen, Use Cases sinnvoll fördern – und zugleich kulturelle, ethische und datenschutzrechtliche Fragen aktiv mitgestalten.

Führungskräfte sehen Teamarbeit als kritischen Erfolgsfaktor – aber handeln oft zu spät

Zwar erkennen laut Atlassian die meisten Führungskräfte die zentrale Rolle effektiver Teamarbeit an, doch in der Umsetzung bleiben Maßnahmen oft reaktiv. Nur ein kleiner Teil investiert systematisch in Teamentwicklung, transparente Zielsysteme oder moderne Kollaborationsstrukturen.

Hier ist HR gefragt, aktiv Impulse zu setzen: als Partner der Führung, als Coach der Teams – und als Architekt einer Teamkultur, die Klarheit, Effizienz und Lernfähigkeit fördert.

Drei strategische Hebel für das HR-Management

Die Herausforderungen der Teamarbeit im Jahr 2025 sind klar benannt – jetzt geht es darum, wirksame Antworten zu finden. Für HR-Manager:innen liegt darin eine echte Chance: Sie können nicht nur Strukturen optimieren, sondern auch Kultur gestalten und Zusammenarbeit neu denken. Drei Hebel stechen besonders hervor:

Ausrichtung statt Aktionismus – Teams strategisch verankern

Viele Teams arbeiten operativ stark, aber strategisch unscharf. Oft fehlt eine klare Zieldefinition oder ein gemeinsames Verständnis darüber, worauf es gerade wirklich ankommt. Die Lösung: Teams brauchen 3–5 klar priorisierte Ziele, die messbar sind und regelmäßig überprüft werden.

Was HR tun kann:

– Einführung eines teamübergreifenden Zielsystems (z. B. OKRs)
– Begleitung bei der Zielfindung und -formulierung
– Zentrale Dokumentation der Ziele in zugänglichen Tools
– Integration in Performance- und Feedbackprozesse

Diese Art der strategischen Verankerung schafft Klarheit, Fokus und Verbindlichkeit – drei Ressourcen, die in einer volatilen Arbeitswelt besonders wertvoll sind.

Zusammenarbeit neu strukturieren – Prozesse intelligent gestalten

Der zweite Hebel liegt in der Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. Der Report zeigt deutlich: Produktive Teams starten Projekte mit klaren Briefings, definieren Zuständigkeiten und stimmen sich regelmäßig in kurzen, zielgerichteten Formaten ab.

Was HR tun kann:

– Teams mit Templates für Projekt-Kickoffs, Aufgabenverteilung und Retros ausstatten
– Moderation oder Coaching in der Anfangsphase neuer Projekte
– Qualifizierung von Führungskräften in moderner, hybrider Kollaboration
– Förderung cross-funktionaler Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

HR wird damit zum Enabler strukturierter Zusammenarbeit – und verhindert gleichzeitig typische Reibungsverluste durch unklare Rollen oder fehlende Absprachen.

Wissen freisetzen – Kommunikation und KI intelligent nutzen

Die vielleicht größte Chance liegt im Umgang mit Wissen: Der Report fordert eine Abkehr von Meeting-Marathons und hin zu asynchroner, gut dokumentierter Kommunikation. Zudem kann Künstliche Intelligenz helfen, Informationen zugänglicher zu machen – etwa durch Zusammenfassungen, Automatisierungen oder intelligente Suchfunktionen.

Was HR tun kann:

– Trainings zur asynchronen Kommunikation (z. B. kurze, scanbare Updates, Videonachrichten)
– Evaluierung und Einführung von KI-gestützten Wissensplattformen
– Meeting-Kultur auf den Prüfstand stellen (Anzahl, Qualität, Zweck)
– „Digital Literacy“ in der Belegschaft fördern

Hier geht es nicht nur um Tools – sondern um Haltung: Wissen soll geteilt, nicht gehortet werden. HR kann diese Haltung mitprägen.

Die Rolle des Personalwesens im Wandel

Teamarbeit war schon immer wichtig – aber sie war selten so komplex und gleichzeitig so entscheidend wie heute. Im Kontext von Digitalisierung, KI, hybrider Arbeit und wachsender Erwartung an Sinn und Selbstorganisation verändert sich die Rolle des Personalwesens grundlegend.

Vom Personalverwalter zum Enabler für wirksame Teams

Die Zeit des „Personalmanagements im Hintergrund“ ist vorbei. Statt Prozesse zu administrieren, ist HR heute gefragt, Teamarbeit aktiv zu ermöglichen: durch Strukturen, Tools, Kultur und Kompetenzen. Wer Teams stärken will, muss mehr tun als Rekrutieren und Onboarding organisieren. Es geht darum, die Rahmenbedingungen für nachhaltige Zusammenarbeit zu gestalten.

HR als Kulturarchitekt: Zusammenarbeit ist (auch) eine Wertefrage

Wie Teams kommunizieren, Entscheidungen treffen, Konflikte lösen oder Feedback geben – all das ist Ausdruck von Unternehmenskultur. Diese Kultur entsteht nicht zufällig, sondern lässt sich aktiv gestalten. HR kann und sollte hier zum Architekten einer kooperationsfördernden Kultur werden. Mit klaren Leitbildern, gelebten Werten und einem mutigen Blick auf Führung.

Change-Kompetenz fördern – bei Führung und Teams

Teams funktionieren nicht unabhängig von Führung. Aber Führung verändert sich: weg vom Kontrollieren, hin zum Befähigen. HR kann hier durch Coaching, Trainings und Peer-Learning-Formate gezielt Kompetenzen aufbauen – sowohl für Führungskräfte als auch für Teammitglieder.

Change, Alignment, Selbstorganisation – all das sind Fähigkeiten, die trainierbar sind. Die HR-Rolle entwickelt sich damit zu einer Art Team-Coach auf Systemebene, mit Fokus auf Entwicklung statt nur auf Verwaltung.

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Die Herausforderungen sind komplex – aber die Hebel sind konkret. Wer Teams stärken will, muss nicht alles auf einmal umkrempeln. Oft reichen kleine, gezielte Schritte mit großer Wirkung. Die folgenden Empfehlungen bieten sowohl Quick Wins als auch strategische Maßnahmen.

Quick Wins – Sofort umsetzbare Maßnahmen

• Meeting-Check einführen
• Ziele sichtbar machen
• KI-Pilot starten
• Kommunikations-Guidelines entwickeln

Strategische Bausteine – Langfristige HR-Initiativen

• Team-Alignment-Prozess verankern
• Teamentwicklung als HR-Service etablieren
• Führungskräfte und Teams digital weiterbilden
• Kultur systematisch gestalten

Integration in bestehende HR-Strategien

Diese Empfehlungen sind kein Zusatz, sie passen in bestehende HR-Strategien – ob in der Personalentwicklung, beim Onboarding, in der Führungskräftequalifizierung oder im Employer Branding.

Fazit: Teams sind das neue Betriebssystem – HR ist der Architekt

Der State of Teams 2025 zeigt deutlich: Die Art, wie Teams arbeiten, entscheidet über den Erfolg von Unternehmen. Es geht nicht mehr nur um Tools oder Prozesse – es geht um Ausrichtung, Klarheit und Zusammenarbeit auf einem neuen Niveau.

HR kann dabei mehr sein als Begleiter – es kann Treiber, Gestalter und Katalysator sein. Wer heute die richtigen Fragen stellt, klare Standards etabliert und Experimentierräume schafft, stärkt nicht nur einzelne Teams – sondern das gesamte Unternehmen.

Jetzt ist die Zeit, aktiv zu werden:
Statt auf Silos zu reagieren, Silos auflösen.
Statt Meetings zu verwalten, Kommunikation neu denken.
Statt Teams sich selbst zu überlassen, sie bewusst zu gestalten.

Denn: Starke Teams entstehen nicht zufällig. Sie entstehen durch kluge HR-Arbeit.