zuletzt aktualisiert 31. Juli 2026
66 Prozent der Unternehmen haben die Einführung von Microsoft 365 Copilot aus Sorge vor möglichen Datenrisiken verschoben oder abgesagt. Das zeigt der „2026 CoreView State of Microsoft 365 Security Report“. Besonders relevant für Personalabteilungen: Sind Dokumente in SharePoint, Teams oder OneDrive zu weitreichend freigegeben, kann Copilot sensible HR-Informationen leichter auffindbar machen.
Inhaltsverzeichnis
- SharePoint-Berechtigungen werden zum Copilot-Risiko
- Nicht nur Zugriffsrechte: Manipulierte Dokumente als Angriffsweg
- Die Einführung von Copilot ist auch ein HR-Projekt
- Viele Unternehmen überschätzen ihre Sicherheitsreife
- Administratorkonten teilweise schlechter geschützt
- Fehlende Konfigurationssicherung gefährdet Zugriffsregeln
- Manuelle Prüfungen reichen bei Tausenden Einstellungen nicht aus
- Was HR vor dem Copilot-Rollout prüfen sollte
- Copilot kann die Datenhygiene verbessern
- Studie nur eingeschränkt auf Europa übertragbar
Microsoft 365 Copilot soll Beschäftigten helfen, Informationen schneller zu recherchieren, zusammenzufassen und für ihre tägliche Arbeit zu nutzen. Die KI greift dabei auf Inhalte aus Anwendungen wie SharePoint, Teams, Outlook und OneDrive zurück.
Für HR verspricht das effizientere Abläufe und eine schnellere Aufbereitung von Informationen. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Beschäftigte auf vertrauliche Personaldaten stoßen, die sie aus organisatorischer Sicht nicht sehen sollten.
Für die CoreView-Studie wurden 279 IT-, Sicherheits-, Infrastruktur- und Compliance-Verantwortliche aus Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten befragt. Neben den 66 Prozent, die ein Copilot-Projekt verschoben oder abgesagt haben, befürchten 73 Prozent, dass KI vertrauliche Informationen innerhalb des Unternehmens sichtbar machen könnte.
SharePoint-Berechtigungen werden zum Copilot-Risiko
Die Sorge richtet sich vor allem auf SharePoint. Dort sammeln sich in vielen Unternehmen über Jahre hinweg Dokumente, Projektbereiche, Freigabelinks und externe Zugänge an. Nicht alle Berechtigungen werden regelmäßig geprüft oder nach Abschluss eines Projekts entfernt.
Copilot verändert die bestehenden Zugriffsrechte nicht automatisch. Die KI kann grundsätzlich nur Inhalte verarbeiten, auf die ein Nutzer bereits zugreifen darf. Sie erleichtert jedoch die Suche erheblich.
Beschäftigte müssen nicht mehr wissen, in welchem Ordner eine Datei liegt oder wie sie genau heißt. Eine in natürlicher Sprache formulierte Frage kann genügen, damit Copilot Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt.
Für Personalabteilungen ist das besonders heikel. HR verwaltet unter anderem Gehalts- und Bonusinformationen, arbeitsrechtliche Unterlagen, Gesundheitsdaten, Leistungsbewertungen, Nachfolgeplanungen sowie Informationen zu Restrukturierungen und internen Untersuchungen.
Sind solche Dokumente in zu großen Gruppen abgelegt, über alte Freigabelinks erreichbar oder in persönlichen OneDrive-Bereichen falsch geteilt, kann Copilot sie unter Umständen in Antworten einbeziehen.
Ein im Bericht beschriebenes Szenario verdeutlicht das Risiko: Ein Beschäftigter fragt Copilot nach geplanten Entlassungen. Die KI findet eine unzureichend geschützte Datei aus dem HR-Bereich und gibt Informationen über betroffene Personen aus.
Die Schwachstelle liegt dabei in der Berechtigungsstruktur. Copilot macht sie nur leichter nutzbar.
Nicht nur Zugriffsrechte: Manipulierte Dokumente als Angriffsweg
Neben falsch gesetzten Berechtigungen rücken Angriffe über manipulierte Inhalte in den Fokus. Sicherheitsforscher haben wiederholt Angriffsmöglichkeiten auf Microsoft 365 Copilot dokumentiert. Dazu zählen indirekte Prompt-Injection-Angriffe: Verborgene Anweisungen in E-Mails, Dokumenten oder Webseiten sollen den KI-Assistenten dazu bringen, seine eigentliche Aufgabe zu verlassen.
Statt ein Dokument lediglich zusammenzufassen, könnte das System versuchen, weitere erreichbare Informationen abzurufen, unerwünschte Aktionen auszuführen oder Daten nach außen zu übertragen. Microsoft hat dieses Angriffsmuster und mögliche Schutzmaßnahmen selbst beschrieben. Unabhängige Forscher veröffentlichten zudem konkrete Angriffsketten wie „SearchLeak“ und „EchoLeak“.
Das Angriffsmuster wird häufig als indirekte Prompt Injection bezeichnet: Verborgene Anweisungen innerhalb eines Dokuments versuchen, die eigentliche Aufgabe des KI-Assistenten zu überschreiben. Statt eine Datei lediglich zusammenzufassen, könnte das System dazu gebracht werden, weitere erreichbare Informationen abzurufen oder nach außen zu übertragen.
Für HR erweitert sich damit das Risikobild. Selbst sauber definierte Zugriffsrechte reichen nicht aus, wenn Beschäftigte externe Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Gutachten oder andere Dateien ungeprüft durch einen KI-Assistenten verarbeiten lassen. Solche Dokumente können aus nicht vertrauenswürdigen Quellen stammen und versteckte Anweisungen enthalten.
Unternehmen sollten deshalb festlegen, welche externen Dokumente mit Copilot verarbeitet werden dürfen, wie verdächtige Inhalte erkannt werden und ob sich die von der KI ausgeführten Datenzugriffe nachvollziehen lassen.
Die Einführung von Copilot ist auch ein HR-Projekt
Viele Unternehmen behandeln den Copilot-Rollout zunächst als technisches Vorhaben. Nicht nur für Personalabteilungen ist das zu kurz gedacht.
Vor der Einführung muss geklärt sein, welche HR-Dokumente in Microsoft 365 gespeichert sind, wem sie gehören und wer tatsächlich darauf zugreifen kann. Besonders sensible Bereiche wie Vergütung, Personalplanung, Restrukturierung, Arbeitsrecht und betriebliche Gesundheit benötigen klare Zugriffsregeln.
Auch historische Berechtigungen verdienen Aufmerksamkeit. Beschäftigte wechseln Abteilungen, externe Berater verlassen das Unternehmen und Projekte enden. Zugriffsrechte bleiben dennoch häufig bestehen.
Laut Studie ist der Datenbestand in vielen Organisationen weiter gewachsen: 73 Prozent berichten von zusätzlichem SharePoint-Speicher im vergangenen Jahr. Mit jeder neuen Datei und jedem weiteren Arbeitsbereich steigt die Zahl der Berechtigungen, die gepflegt werden müssen.
Für HR wird der Copilot-Rollout damit zu einer Prüfung der eigenen Datenorganisation. Entscheidend ist nicht nur, welche KI-Funktionen eingesetzt werden sollen, sondern ob die zugrunde liegenden Informationen ausreichend geschützt sind.
Viele Unternehmen überschätzen ihre Sicherheitsreife
Die Studie weist auf eine deutliche Lücke zwischen Selbstbild und tatsächlichen Kontrollen hin.
62 Prozent der Microsoft-365-Verantwortlichen bewerten die Sicherheitsreife ihres Unternehmens als „etabliert“ oder „fortgeschritten“. Bei 54 Prozent dieser Organisationen fehlt jedoch mindestens eine grundlegende Schutzmaßnahme.
Dazu zählen eine konsequente Multi-Faktor-Authentifizierung für Administratorkonten, eine Lösung für privilegierte Zugriffe oder ein definierter Prozess zur Erkennung manipulierter Microsoft-365-Konfigurationen.
Für HR kann diese Fehleinschätzung weitreichende Folgen haben. Geht die Organisation davon aus, sensible Personalbereiche seien bereits ausreichend abgesichert, bleiben vor dem Copilot-Rollout möglicherweise alte Gruppenmitgliedschaften, zu breite Freigaben oder fehlerhaft vererbte Zugriffsrechte unentdeckt.
Administratorkonten teilweise schlechter geschützt
Auch beim Schutz privilegierter Konten zeigt die Studie Schwächen. Während 62 Prozent der Unternehmen die Multi-Faktor-Authentifizierung vollständig für reguläre Nutzerkonten durchsetzen, liegt der Anteil bei Administratorkonten nur bei 55 Prozent.
Damit sind Konten mit besonders weitreichenden Befugnissen teilweise weniger konsequent geschützt als gewöhnliche Beschäftigtenkonten.
Für HR ist das relevant, weil selbst korrekt abgegrenzte Personalbereiche über privilegierte Rollen erreichbar sein können. Wird ein Administratorkonto übernommen, könnten Angreifer Zugriffsrechte verändern, zusätzliche Konten berechtigen oder Informationen aus Exchange, SharePoint und OneDrive abrufen.
Ein Schutzkonzept für HR-Daten muss deshalb nicht nur die unmittelbaren Nutzerberechtigungen berücksichtigen. Ebenso wichtig ist die Frage, wer technisch Rollen, Gruppen und Richtlinien verändern kann.
Rund 73 Prozent der befragten Unternehmen nutzen inzwischen eine Form des Privileged Access Managements, etwa Microsoft Entra Privileged Identity Management oder eine Drittanbieterlösung. Als größte Hindernisse für eine konsequentere Begrenzung von Administratorrechten nennen die Befragten den administrativen Aufwand und die Komplexität individueller Rollen.
Fehlende Konfigurationssicherung gefährdet Zugriffsregeln
Eine weitere Schwachstelle betrifft die Sicherung von Microsoft-365-Konfigurationen. Nur 17 Prozent der befragten Organisationen sichern ihre Konfigurationen nach eigenen Angaben selbst.
37 Prozent gehen davon aus, dass Microsoft diese Aufgabe übernimmt. Andere verlassen sich auf klassische Backup-Anbieter, obwohl diese häufig vor allem Inhalte wie E-Mails und Dateien sichern und nicht die vollständigen Einstellungen eines Microsoft-365-Tenants.
Zu diesen Einstellungen gehören unter anderem Conditional-Access-Richtlinien, Sicherheitsvorgaben, Gruppenregeln und weitere Zugriffskontrollen.
Für Personalabteilungen ist diese Unterscheidung entscheidend. Eine gelöschte Personalliste lässt sich möglicherweise aus einem Daten-Backup wiederherstellen. Sind jedoch die zugehörigen Zugriffsrichtlinien verändert oder verloren gegangen, ist damit noch nicht gewährleistet, dass die Datei anschließend wieder nur für den vorgesehenen Personenkreis zugänglich ist.
Nach einem Sicherheitsvorfall oder einer Fehlkonfiguration muss daher nicht nur der Datenbestand, sondern auch der vorherige Sicherheitszustand wiederhergestellt werden können.
Manuelle Prüfungen reichen bei Tausenden Einstellungen nicht aus
38 Prozent der befragten Unternehmen verlassen sich bei der Erkennung von Konfigurationsmanipulationen noch auf manuelle Kontrollen. 17 Prozent haben nach eigenen Angaben keinen definierten Prozess.
Der Bericht verweist darauf, dass Microsoft 365 mehr als 10.000 Einstellungen über Dienste wie Entra, Defender, Intune, Purview und Exchange hinweg umfassen kann. Eine verlässliche Kontrolle per Hand ist bei dieser Größenordnung kaum realistisch.
Für HR kann eine unbemerkte Änderung von Gruppen-, Freigabe- oder Gastzugangsregeln unmittelbar sensible Personaldaten öffnen. Besonders kritisch ist das bei Informationen zu Kündigungen, Bonusentscheidungen, Untersuchungen oder gesundheitlichen Sachverhalten.
Erschwerend kommt hinzu, dass KI-Angriffe nicht zwangsläufig wie klassische Sicherheitsvorfälle aussehen. Laut den von The Information zitierten Forschern wäre der untersuchte Angriff in den üblichen Copilot-Protokollen nicht eindeutig als verdächtige Aktivität erkennbar gewesen. Für Unternehmen reicht es deshalb nicht, lediglich Nutzeranfragen zu protokollieren. Sie müssen auch nachvollziehen können, auf welche Daten der KI-Assistent zugreift, welche Aktionen er ausführt und ob Informationen die geschützte Umgebung verlassen.
Was HR vor dem Copilot-Rollout prüfen sollte
Die Einführung von Microsoft 365 Copilot darf kein reines IT- oder Einkaufsprojekt sein. HR, Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance und gegebenenfalls der Betriebsrat sollten frühzeitig beteiligt werden.
Vor dem Rollout sollten Unternehmen insbesondere klären:
- Wo liegen besonders sensible HR-Daten?
- Wer kann auf Vergütungs-, Personalplanungs- und Restrukturierungsdaten zugreifen?
- Gibt es alte Gastkonten, externe Freigaben oder dauerhaft gültige Sharing-Links?
- Liegen vertrauliche Dokumente in persönlichen OneDrive-Bereichen?
- Werden Berechtigungen bei Rollenwechseln und Austritten zuverlässig angepasst?
- Lassen sich Änderungen an sicherheitsrelevanten Einstellungen erkennen und zurücksetzen?
- Dürfen externe Bewerbungsunterlagen und andere nicht vertrauenswürdige Dateien direkt durch den KI-Assistenten verarbeitet werden? Können Sicherheitsverantwortliche nachvollziehen, welche Dateien Copilot abruft und ob Daten an externe Systeme übertragen werden?
Mit der Vergabe von Copilot-Lizenzen ist es nicht getan. Ohne vorherige Bereinigung kann die KI über Jahre entstandene Governance-Probleme unmittelbar sichtbar machen.
Copilot kann die Datenhygiene verbessern
Die Studienergebnisse sprechen nicht grundsätzlich gegen den Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Die Einführung kann vielmehr genutzt werden, um Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Aufbewahrungsregeln systematisch zu überarbeiten.
Viele Unternehmen haben sensible Informationen verteilt in Teams, SharePoint-Seiten, persönlichen OneDrive-Ordnern und alten Projektbereichen abgelegt. Der Einsatz generativer KI erhöht nun den Druck, diese Strukturen zu ordnen.
Für HR kann daraus langfristig ein Vorteil entstehen. Klare Zuständigkeiten, regelmäßige Zugriffsprüfungen und eine bessere Datenklassifizierung stärken nicht nur die Sicherheit von Copilot, sondern auch Datenschutz und Compliance insgesamt.
Studie nur eingeschränkt auf Europa übertragbar
Bei der Einordnung ist zu berücksichtigen, dass 86 Prozent der Befragten aus den USA und weitere sieben Prozent aus Kanada stammen. Die Studie wurde außerdem von CoreView durchgeführt, einem Anbieter für die Absicherung und Verwaltung von Microsoft-365-Umgebungen.
Die Ergebnisse lassen sich daher nicht uneingeschränkt auf deutsche oder europäische Unternehmen übertragen. Sie verdeutlichen jedoch ein grundsätzliches Problem, das auch für hiesige Personalabteilungen relevant ist:
Microsoft Copilot schafft nicht automatisch neue Zugriffsrechte. Die KI zeigt jedoch, wie belastbar die vorhandenen Berechtigungen, Datenstrukturen und Sicherheitsprozesse tatsächlich sind.
Für HR lautet die entscheidende Frage deshalb nicht nur, ob Copilot eingeführt werden soll. Zunächst muss geklärt werden, ob sensible Personaldaten innerhalb von Microsoft 365 so organisiert und geschützt sind, dass sie auch mit KI-Unterstützung vertraulich bleiben.
