Die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Verbesserung der Candidate Experience sind entscheidende Vorteile der Integration Künstlicher Intelligenz (KI) im Recruiting. Die Zusammenarbeit von PostNL und ScottyAI, vorgestellt auf der recruiTECH CEE in Budapest verdeutlicht die strategische Bedeutung und zeigt den wirtschaftlichen Mehrwert dieser Technologie. auf
Die zunehmende Verbreitung von KI stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen und bietet gleichzeitig erhebliche Potenziale. Laut Paula Frese, Senior Specialist Recruitment Process bei PostNL, war die bisherige Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses ein Hindernis: „Unser Prozess war schlicht zu langsam. Viele Bewerber haben sich in der Zwischenzeit für andere Optionen entschieden.“ Die Einführung von ScottyAI als digitaler Assistent – intern „Charlie“ genannt – führte zu einer deutlichen Prozessoptimierung.
ScottyAI: Orchestrierte Automatisierung im Recruiting
„Unsere Plattform automatisiert bis zu 90 % administrativer Aufgaben und lässt sich nahtlos in bestehende HR-Systeme integrieren“, erläuterte Stan Wasowicz, VP of Growth & Partnerships bei ScottyAI. Der Einsatz der KI erfolgt direkt innerhalb vorhandener Bewerbermanagement-Systeme, um bestehende Workflows zu optimieren. Laut Wasowicz werden bis 2028 Aufgaben wie das Screening, Scheduling und erste Interviews weitgehend von KI übernommen.
Charlie bei PostNL: Effizienz und Schnelligkeit
Der digitale Recruiting-Assistent Charlie übernimmt den Erstkontakt mit Bewerbern kurz nach deren Online-Bewerbung via WhatsApp. Dabei gleicht er die Qualifikationen mit den Stellenanforderungen ab und koordiniert automatisiert Vorstellungsgespräche. Diese werden samt Microsoft Teams-Link direkt in die Outlook-Kalender der Recruiter eingetragen. „Charlie unterstützt unsere Recruiter dabei, sich auf qualitative Interviews zu konzentrieren, ohne dass wir unsere Prozesse grundlegend verändern mussten“, so Frese.
Quantifizierbare Erfolge und ROI
- Die Zeitspanne von der Bewerbung bis zum Interview sank von durchschnittlich vier Tagen auf einen halben Tag – oft sogar auf wenige Minuten.
- Die Absprungrate während der Pre-Selection-Phase („Ghosting“) verringerte sich von 49 % auf 21 %.
- Dank des automatisierten Cross-Selling-Ansatzes konnten 18 % der Bewerber für alternative Stellen gewonnen werden.
- Die Automatisierung repetitiver Aufgaben führte zu einer Kostenreduktion von 73 %, was monatlich 375 Arbeitsstunden einspart.
- Durch die Integration in bestehende Tools wie Outlook und Teams konnte PostNL zusätzliche Softwarelösungen für Terminplanung und Kommunikation ersetzen, was monatlich 6.000 Euro spart. Diese Umstellung trug wesentlich zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion bei.
Automatisiertes Cross-Selling für mehr Talentgewinnung
Ein besonderes Merkmal von Charlie ist die automatisierte Cross-Selling-Funktion. Wenn Bewerber nicht für die angestrebte Position geeignet sind, durchsucht die KI das System nach passenden Alternativen. Dabei werden die Qualifikationen mit den Anforderungen anderer Stellen abgeglichen. Beispielsweise kann ein Bewerber, der sich als Fahrrad-Postzusteller bewirbt, aber nicht Rad fahren kann, für eine Position im Paketversand per Auto vorgeschlagen werden. Diese Automatisierung spart Zeit und erhöht die Chancen, Talente im Unternehmen zu halten.
Flexibilität und Candidate Experience
Ein entscheidender Vorteil ist die zeitliche Flexibilität: Charlie kann auch außerhalb der Bürozeiten mit Bewerbern kommunizieren. „Viele Kandidaten bevorzugen es, abends oder nachts zu antworten – etwas, das menschliche Recruiter nicht bieten können“, erklärte Frese. Das Feedback spricht für sich: 91 % der Bewerber bewerteten die Kommunikation mit Charlie als positiv, 55 % davon sogar als „sehr zufriedenstellend“.
Zukunftsausblick: Recruiting der nächsten Generation
PostNL plant, Charlie künftig auch im Recruiting von kaufmännischen und leitenden Positionen einzusetzen. Zudem sollen ein automatisierter FAQ-Bereich und spezifische Pre-Screening-Fragen entwickelt werden. Wasowicz betonte jedoch die Bedeutung der Akzeptanz der KI durch Mitarbeiter sowie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und fairen Auswahlverfahren.
Fazit: KI als Wettbewerbsvorteil im Recruiting
Die Fallstudie von PostNL zeigt, wie der Einsatz von KI das Recruiting nicht nur effizienter und kostengünstiger macht, sondern auch die Candidate Experience nachhaltig verbessert. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Recruiter ihre Zeit gezielter für qualitative Interviews nutzen. Unternehmen, die frühzeitig auf KI setzen, verschaffen sich entscheidende Vorteile im Wettbewerb um die besten Talente.
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Wie unterstützt KI den Recruiting-Prozess?
KI übernimmt repetitive Aufgaben wie das Screening von Bewerbungen, die Terminplanung und die Erstkommunikation mit Bewerbern. Dadurch wird der Prozess effizienter und schneller.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von KI im Recruiting?
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen kürzere Reaktionszeiten, eine geringere Absprungrate der Bewerber, höhere Kosteneffizienz und die Möglichkeit, rund um die Uhr zu kommunizieren.
Wie verbessert KI die Candidate Experience?
Dank schneller Rückmeldungen, klarer Kommunikation und flexibler Erreichbarkeit empfinden Bewerber den Prozess als transparenter und angenehmer.
Kann KI alternative Stellen vorschlagen, wenn die ursprüngliche Bewerbung nicht passt?
Ja, KI gleicht die Qualifikationen der Bewerber mit anderen Stellenangeboten ab und schlägt passende Alternativen vor.
Welche Herausforderungen sind mit dem Einsatz von KI im Recruiting verbunden?
Wichtige Aspekte sind die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, die Sicherstellung eines fairen Auswahlverfahrens und die Akzeptanz der Technologie durch Bewerber und Mitarbeiter.
Wie wird sich der Einsatz von KI langfristig auf das Recruiting auswirken?
KI wird zunehmend repetitive Aufgaben übernehmen, sodass Recruiter mehr Zeit für die qualitative Auswahl und das persönliche Gespräch mit den Bewerbern haben. Dadurch steigert sich die Effizienz des gesamten Prozesses.